Rechnung ansehen
Die Knopfleiste oben Entwurf: Finalisieren Nach dem Finalisieren: Sperrmodus Die Karten darunter
Die Rechnungsseite zeigt die Rechnung mit allen Beträgen und bündelt alles, was danach passiert: Finalisieren, Senden, Zahlungen, Gutschrift, Mahnungen. Welche Knöpfe und Karten du siehst, hängt vom Status ab.
Die Knopfleiste oben
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Zur Liste (Pfeil) | Zurück zur Rechnungsliste. |
| Bearbeiten | Öffnet den Editor (Hilfe dazu). Bei einem Entwurf immer, bei einer finalen Rechnung nur, soweit der Sperrmodus es erlaubt (siehe unten). |
| Vorschau | Nur beim Entwurf: PDF-Vorschau in einem neuen Tab. Sie ist nicht verbindlich, ohne Nummer. |
| Drucken (Druckersymbol) | Nach dem Finalisieren: die archivierte PDF in neuem Tab ansehen und drucken. |
| Lädt die PDF herunter. Bei ZUGFeRD steckt die E-Rechnung darin. | |
| XML | Lädt die E-Rechnung als XML herunter, wenn eine vorhanden ist (XRechnung, ZUGFeRD). |
| Kopieren | Legt eine Kopie als neuen Entwurf an. Datum und Leistungsdatum stehen auf heute, Anzahlungen werden nicht mitkopiert. Praktisch für wiederkehrende Rechnungen. |
| Gutschrift | Nur bei finalen Rechnungen: legt einen Gutschrift-Entwurf an (Hilfe dazu). |
| Teilen | Nur am Handy (wenn der Browser es kann): sendet die PDF über das Teilen-Menü, zum Beispiel per WhatsApp. Danach fragt die Seite, ob die Rechnung als versendet markiert werden soll. |
| Senden | Öffnet das Formular zum E-Mail-Versand (Hilfe dazu). |
Entwurf: Finalisieren
Beim Finalisieren passiert alles auf einmal:
- Die Rechnung bekommt ihre lückenlose Nummer (Muster aus den Einstellungen, Nummernkreise).
- Kunden- und Firmendaten werden festgehalten (der Kunde kann später umziehen, die Rechnung bleibt unverändert).
- PDF und E-Rechnung werden erzeugt und im Archiv abgelegt.
Scheitert ein Teil, bleibt es ein Entwurf und es wird keine Nummer verbraucht.
Der Knopf ist gesperrt, solange die gelbe Meldung „Zum Finalisieren fehlt noch“ Punkte nennt. Typisch sind: fehlende Firmenangaben in den Einstellungen (Inhaber, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, IBAN, Steuernummer oder USt-IdNr.), fehlende Adresse des Kunden, kein Leistungsdatum, keine Positionen, fehlender Einkaufspreis bei Differenzbesteuerung, fehlende USt-IdNr. bei steuerfreien Auslandslieferungen oder fehlende E-Mail-Adresse bei XRechnung. Erledige die Punkte (Bearbeiten oder beim Kunden) und lade die Seite neu.
Liegt das Rechnungsdatum vor dem Datum einer schon vergebenen Rechnung, warnt die Seite: Die neue Nummer wäre höher, das Datum aber älter. Prüfe das Datum, oder finalisiere trotzdem, wenn es so gewollt ist. Eine Nummer für ein früheres Jahr wird abgelehnt.
Achtung: Nach dem Finalisieren lässt sich die Nummer nicht mehr zurücknehmen. Sieh dir vorher die Vorschau an.
Entwurf löschen (aufklappbar) löscht den Entwurf endgültig. Da noch keine Nummer vergeben wurde, entsteht keine Lücke.
Nach dem Finalisieren: Sperrmodus
Ob die Rechnung noch änderbar ist, steht in den Einstellungen (Rechnung, „Änderung finalisierter Rechnungen“):
- Standard (empfohlen): bis zum Versand änderbar, danach gesperrt.
- Streng: sofort nach dem Finalisieren gesperrt.
- Flexibel: immer änderbar, jede Änderung steht im Verlauf. Das ist nach den GoBD steuerlich riskant.
Jede Änderung erzeugt eine neue Dateiversion (_v2), die alte bleibt im Archiv. Was nicht mehr änderbar ist, korrigierst du mit einer Gutschrift und, falls nötig, einer neuen Rechnung (Knopf Kopieren).
Als versendet markieren (bei Status Final): Hast du die Rechnung selbst verschickt (eigenes Mailprogramm, Post), markiere sie so. Im Standardmodus ist sie danach gesperrt.
Die Karten darunter
- Kopfbereich mit Kunde und Daten: Empfänger, Rechnungsdatum, Leistung, Fälligkeit, Skonto, Preisart und E-Rechnungsformat.
- Positionstabelle und Summen: Beträge je Steuersatz, Gesamtbetrag, abgezogene Anzahlungen, „Noch zu zahlen“ und bei Skonto der Betrag mit Abzug.
- Zahlungen: Zahlung buchen, Skonto, Erstattung (Hilfe dazu).
- Mahnungen: bisherige Mahnungen und die Mahnsperre. Mit Sperre wird die Rechnung nicht zum Mahnen vorgeschlagen, zum Beispiel bei Streit oder Ratenzahlung.
- Gutschriften zu dieser Rechnung: Liste mit Nummer, Datum, Betrag und Status.
- E-Mail-Versand: wann, an wen, mit welchen Anhängen und ob es geklappt hat. Bei Fehlern steht der Grund dabei.
- Verlauf: alle wichtigen Schritte mit Zeitpunkt, zum Beispiel Finalisiert, Versendet, Zahlung gebucht, Nach dem Finalisieren geändert. Der Verlauf lässt sich nicht ändern.
- Archivzeile: Pfad der Dateien, Version und Prüfsumme. Das Programm vergleicht die Prüfsumme bei jedem Abruf, damit Änderungen an der archivierten Datei auffallen.
Steuerberater: Aufbewahrungsfrist und Behandlung von Korrekturen nach dem Versand (GoBD) sind in der Verfahrensdokumentation beschrieben und sollten mit dem Steuerberater abgestimmt sein.
Stand der Beschreibung: 15.11.2026