Rechnung senden

Ablauf Felder Anhänge je nach Format Nach dem Versand Wenn etwas schiefgeht

Hier verschickst du eine finalisierte Rechnung per E-Mail. Absender, Server und Zugangsdaten stammen aus den Einstellungen (E-Mail). Das Formular ist vorausgefüllt, du musst meist nur prüfen und auf Senden klicken.

Ablauf

Empfänger prüfen (kommt aus der E-Mail-Adresse beim Kunden).
Betreff und Text lesen und nötigenfalls anpassen.
Anhänge prüfen. Das passende Format ist schon angehakt.
Senden. Bei Erfolg steht die Rechnung auf Versendet und der Versand steht im Verlauf.

Entwürfe und stornierte Rechnungen lassen sich nicht versenden. Fehlt die Mail-Einrichtung (Server, Absenderadresse), nennt die Seite oben, was fehlt.

Felder

Feld	Bedeutung	Hinweise
An	E-Mail-Adresse des Empfängers.	Pflicht. Vorbelegt mit „E-Mail für Rechnungen“ vom Kunden. Eine ungültige Adresse wird abgelehnt.
Kopie an (BCC)	Eine Kopie, die der Empfänger nicht sieht.	Optional. Vorbelegt aus den Einstellungen (E-Mail). Praktisch, um die Rechnung im eigenen Postfach abzulegen.
Betreff	Betreff der Mail.	Pflicht, höchstens 255 Zeichen. Vorlage aus den Einstellungen, Platzhalter ersetzt.
Text	Nachrichtentext.	Pflicht. Vorlage aus den Einstellungen, mit Nummer, Datum, Betrag und deinem Namen eingesetzt.
Anhänge	Welche Dateien mitgehen.	Mindestens ein Anhang ist nötig. Siehe unten.

Anhänge je nach Format

PDF (normale Rechnung): die PDF-Datei.
ZUGFeRD: Die E-Rechnung steckt schon in der PDF. Ein Anhang genügt, die XML-Datei kannst du zusätzlich anhaken.
XRechnung (Behörden): Die XML-Datei ist die eigentliche Rechnung, die PDF nur eine lesbare Ansicht. Die XML muss mit. Ohne sie lehnt das Programm den Versand ab.

Neben jedem Anhang stehen die Beschriftung und die Größe.

Empfehlung: Schicke dir die erste Rechnung über das Feld „Kopie an“ oder an dich selbst als Test. So siehst du, wie die Mail beim Empfänger aussieht.

Nach dem Versand

Die Rechnung gilt als versendet. Im Standardmodus lässt sie sich danach nicht mehr ändern, nur stornieren oder korrigieren (Gutschrift). Im Modus Flexibel bleibt sie änderbar. Der Versand (Zeitpunkt, Empfänger, Anhänge, Ergebnis) steht auf der Rechnungsseite unter „E-Mail-Versand“.

Wenn etwas schiefgeht

Meldung	Lösung
„Bitte eine gültige Empfängeradresse angeben.“	Adresse prüfen. Beim Kunden dauerhaft eintragen.
„Die Adresse für die Kopie (BCC) ist ungültig.“	BCC-Adresse prüfen oder leeren.
„Der Mailtext ist leer.“	Text eintragen.
„Bitte mindestens einen Anhang auswählen.“	Mindestens eine Datei anhaken.
„Eine XRechnung braucht die XML-Datei als Anhang.“	XML anhaken.
Fehler vom Mailserver (Verbindung, Anmeldung)	Unter Einstellungen, E-Mail die Zugangsdaten prüfen und dort Testmail senden.

Alternativ: Hast du die Rechnung auf anderem Weg verschickt, markiere sie auf der Rechnungsseite als versendet. Am Handy gibt es zusätzlich den Knopf Teilen.

Stand der Beschreibung: 15.11.2026