Mahnwesen
Ablauf Wann ist eine Rechnung mahnreif? Felder der Prüfseite Wichtig zu wissen Meldungen Siehe auch
Das Mahnwesen schlägt vor, welche überfälligen Rechnungen jetzt eine Mahnung bekommen, und erstellt die Mahnungen mit PDF. Es gibt vier Stufen: Zahlungserinnerung (abschaltbar), 1. Mahnung, 2. Mahnung und Letzte Mahnung.
Ablauf
- Reiter Vorschläge: Die Tabelle zeigt alle überfälligen Rechnungen mit Stand und nächster Stufe. Mahnreif heißt: Die Wartezeit ist um.
- Rechnungen ankreuzen (der Haken in der Kopfzeile wählt alle mahnreifen) und Mahnungen vorbereiten.
- Auf der Prüfseite je Mahnung Frist, Gebühren, Zinsen und Text ansehen und ändern. Dann Mahnungen erstellen. Erst jetzt werden Nummern vergeben (
MA-…) und PDFs angelegt. - Die Mahnung per E-Mail senden oder ausdrucken (Hilfe).
- Reiter Erstellte Mahnungen listet alles Erstellte mit Stand (nicht versendet, versendet, zurückgenommen).
Wann ist eine Rechnung mahnreif?
- Die erste Stufe zählt ab der Fälligkeit, jede weitere ab dem Datum der vorigen Mahnung.
- Die Wartezeiten stehen unter Einstellungen, Mahnwesen (Hilfe).
- Rechnungen mit Mahnsperre und bezahlte Rechnungen erscheinen nicht als mahnreif.
- Nach der letzten Stufe kommt nichts mehr von allein. Über das weitere Vorgehen (Inkasso, Anwalt, Gericht) entscheidest du.
Felder der Prüfseite
| Feld | Bedeutung | Hinweise |
|---|---|---|
| Auswahl (Kästchen) | Welche Rechnungen mit in die Mahnung gehen. | Nur mahnreife lassen sich ankreuzen. |
| Zahlbar bis | Frist für den Kunden. | Muss nach dem Mahndatum liegen. Vorschlag: Zahlungsfrist aus den Einstellungen. |
| Mahngebühr in EUR | Pauschale Gebühr der Stufe. | Ab der 1. Mahnung. Vorschlag aus den Einstellungen, auch 0 möglich. |
| Verzugspauschale in EUR | Pauschale für Firmenkunden (§ 288 Abs. 5 BGB, Standard 40 €). | Nur bei Firmenkunden und nur einmal je Rechnung. Wird eine Mahnung zurückgenommen, ist sie wieder möglich. |
| Verzugszinsen in EUR | Zinsen auf den offenen Betrag. | Berechnet: (Basiszins + Aufschlag je Kundenart) × offener Betrag × Tage / 365. |
| Mahntext | Text der Mahnung. | Pflicht, höchstens 4000 Zeichen. Platzhalter: {rechnung}, {datum}, {betrag}, {frist}. Sie werden erst im PDF ersetzt. |
Die Gesamtforderung unter jeder Mahnung rechnet sich beim Ändern der Beträge neu aus. Bisherige Mahnkosten früherer Stufen werden in die nächste Stufe übernommen.
Wichtig zu wissen
- Mahnkosten und Zinsen sind Nebenforderungen. Sie stehen in der Mahnung, nicht in den Offenen Posten. Zahlungen werden nur auf den Rechnungsbetrag gebucht.
- Die Mahnsperre setzt du auf der Rechnung (zum Beispiel bei Streit oder Ratenzahlung).
- Eine zurückgenommene Mahnung behält ihre Nummer, zählt aber nicht mehr für die Stufen. Die Stufe kann neu erstellt werden.
- Die Zahlungserinnerung kostet nichts und enthält keine Zinsen.
Achtung: Steht der Basiszinssatz auf 0, warnt die Seite. Trage den aktuellen Wert unter Einstellungen, Mahnwesen ein, sonst sind die Zinsen zu niedrig. Er ändert sich halbjährlich.
Steuerberater: Mahnkosten, Verzugszinsen und die Pauschale sind steuerlich anders zu behandeln als der Rechnungsbetrag. Lass dir vom Steuerberater bestätigen, wie du sie buchst.
Meldungen
| Meldung | Lösung |
|---|---|
| „Für diese Rechnung besteht eine Mahnsperre.“ | Mahnsperre auf der Rechnung aufheben. |
| „Die Rechnung ist bereits beglichen.“ | Es gibt nichts zu mahnen. |
| „Alle Mahnstufen sind schon durchlaufen.“ | Weiteres Vorgehen entscheidest du selbst. |
| „Die Mahnstufe passt nicht mehr …“ | Inzwischen wurde eine Mahnung erstellt. Seite neu laden. |
| „Bitte ein gültiges Mahndatum angeben (nicht in der Zukunft).“ | Mahndatum prüfen. |
| „Die Rechnung ist am Mahndatum noch nicht überfällig.“ | Mahnung erst nach Fälligkeit möglich. |
| „Bitte eine gültige Zahlungsfrist angeben.“ / „… muss nach dem Mahndatum liegen.“ | Frist korrigieren. |
| „Der Mahntext fehlt oder ist zu lang …“ | Text eintragen oder kürzen. |
Siehe auch
Stand der Beschreibung: 15.11.2026